Vi ricordiamo che la legge di Bilancio 2025 (L. n. 207 del 30.12.2024) ha introdotto l’obbligo per gli amministratori di imprese costituite in forma societaria di dotarsi di un proprio indirizzo di posta elettronica certificata (distinto da quello della società) e di comunicarlo al Registro delle Imprese.
L’obiettivo della norma è quello di aumentare la trasparenza e favorire il più rapido e diretto sistema di comunicazione tra la società, i suoi amministratori e gli stakeholder.
Al riguardo, il Ministero dell’Impresa e del Made in Italy (MIMIT) ha emesso la nota n. 43836 del 12.03.2025, con lo scopo di fornire le necessarie indicazioni operative e interpretative per consentire “un’applicazione conforme alla ratio delle disposizioni vigenti e uniforme sul territorio nazionale”.
SOGGETTI OBBLIGATI
Sono sicuramente tenuti a dotarsi di PEC personale tutte le persone che ricoprono incarichi di amministratore in società di persone e di capitali che svolgono attività imprenditoriale, comprese le società semplici che esercitano l’attività agricola. Sono anche tenuti a tale adempimento coloro che ricoprono incarichi di amministratore nell’ambito di reti di imprese ove prevista la creazione di un fondo patrimoniale, la nomina di un organo gestorio e lo svolgimento di attività commerciali con terzi (quindi con personalità giuridica).
Parimenti, sono obbligati anche i liquidatori di società comunque nominati (dai soci o dal Tribunale), essendo chiaramente figure in capo alle quali incombono, fra gli altri, obblighi e responsabilità previste dalle disposizioni normative per gli amministratori, anche se hanno funzioni e profili distinti.
In ogni caso il Ministero chiarisce che sono tenuti all’adempimento le persone fisiche o giuridiche a cui compete formalmente il potere di gestione degli affari con le connesse funzioni di dirigenza ed organizzazione.
Resta inteso che, qualora si tratti di organo collegiale – quindi con pluralità di amministratori – ciascuno di essi deve essere dotato di un proprio indirizzo PEC. Se lo stesso amministratore gestisce più società è possibile utilizzare il medesimo indirizzo PEC in ogni società oppure un indirizzo PEC specifico per ogni impresa, anche se sul punto non è ancora del tutto chiaro e uniforme il comportamento dei vari uffici del Registro Imprese.
Vengono, invece, escluse da tale onere le società semplici tradizionali, le società di mutuo soccorso, i consorzi e le società consortili.
DECORRENZA DELL’OBBLIGO E TERMINE PER L’ADEMPIMENTO
Per le imprese in fase di costituzione dal 1° gennaio 2025 la comunicazione della PEC dell’amministratore deve avvenire contestualmente alla presentazione della domanda di iscrizione al Registro delle Imprese. Per quelle già costituite, la comunicazione deve essere effettuata in occasione dell’eventuale iscrizione di nuova nomina o del rinnovo dell’amministratore o del liquidatore (se ciò avvenga in data antecedente al 30 giugno p.v.).
In assenza di tali incombenze, il termine ultimo per l’adeguamento è comunque il 30 giugno 2025. Per le imprese che hanno già registrato per la società e per gli amministratori la medesima PEC sarà necessario, invece, comunicare l’indirizzo di posta elettronica certificata personale dell’amministratore entro il 30 giugno 2025.
La comunicazione e le eventuali variazioni della PEC obbligatoria amministratori sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
LE SANZIONI E LE CONSEGUENZE IN CASO DI OMISSIONE
Il mancato rispetto dell’obbligo di comunicazione entro i termini previsti, in quanto elemento informativo necessario per previsione di legge, determina la sospensione ad opera del Registro Imprese del procedimento, impedendo la positiva conclusione dell’iter istruttorio della domanda presentata dall’impresa per l’iscrizione o rinnovo della posizione amministrativa, nonché l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria di cui all’art. 2630 Codice civile per omessa comunicazione obbligatoria nei termini prescritti, da un minimo di 103 a un massimo di 1.032 euro.
Si invitano i signori clienti a contattare lo studio al seguente indirizzo email: [email protected] per le richieste relative a tale adempimento.
Si precisa che lo studio potrà provvedere sia alla comunicazione degli indirizzi PEC degli amministratori al Registro Imprese, sia prestare assistenza per la richiesta di attivazione della PEC personale per gli amministratori che ne fossero sprovvisti.
